Удаляем или шарим записи внутри правила, или получаем линк на объект для отправки в почту как ссылки прямого переходя из текста письма (шаблона уведомления, прикольно).
http://crm2011workflowutils.codeplex.com/

или при создании новой записи стажером автоматически ее шарить на инструктора,
или если сотрудник себе ставит больничный и указывает заместителя-исполнителя, то правило запускается по всем дочерним действиям (встречам звонкам задачам), и шарит объекты на заместителя а также по каждому объекту отправляет ему уведомление с прямой ссылкой на объект.